Numérisation de vos actes d'état civil au format COMEDEC

Dès le début de l’informatisation des collectivités, dans les années 80, le groupe SEDI crée une SSII connue aujourd’hui sous le nom d’Adic Informatique pour répondre aux besoins de ses clients.

En 2016 la société ADIC décroche la validation COMEDEC parmi les trois premiers éditeurs en France.

Compétences en gestion d’Etat Civil

Nous pouvons vous accompagner sur les points suivants :

  • L’acquisition d’une solution pour gérer l’Etat Civil avec la mise en place du Pack COMEDEC
  • Un logiciel, agréé COMEDEC, pour délivrer les actes d’état civil numérisés avec mise à jour des mentions
  • La numérisation des actes d’état civil avec indexation au format COMEDEC et intégration dans les logiciels Adic 
  • La numérisation des Actes d’état Civil avec indexation au format COMEDEC pour intégration dans un logiciel tiers

La protection des documents confiés

Les registres d’état civil sont acheminés via notre représentant, qui les récupère en commune et les conditionne pour un transport sécurisé.

Arrivés dans nos locaux, les registres sont entreposés dans des armoires blindées et ignifugées.

Les travaux sont élaborés par notre service spécialisé en Gestion informatique de documents en papiers anciens et/ou fragiles.
Les documents sont manipulés avec soin.

L’ensemble de notre personnel est tenu au secret professionnel : les informations sont donc préservées.

Notre police d’assurance en responsabilité civile entreprise stipule une garantie des dommages aux biens confiés (article 3.1 des conditions générales), dommages matériels et immatériels confondus.

La Numérisation

Grâce au scanner haut de gamme, COPIBOOK, vos registres sont préservés dans leur intégralité.
Aucune agression du papier ni de l’encre, et une qualité exceptionnelle de reproduction (meilleurs contrastes, évite la perte de qualité dans les coins).
Respect des reliures : la balance « porte livres » numérise des ouvrages ou des documents reliés jusqu’au format A2 et jusqu’à une épaisseur de 20 cm.
Vos ouvrages sont numérisés registre par registre et page par page (pages d’ouvertures, de fermetures, l’ensemble des actes, post-it, tables…).
Un contrôle supplémentaire est effectué visant à faire correspondre les pages du livre papier à celles numérisées.
Le scanner professionnel Copibook permet, grâce à sa caméra, de fournir des images de haute qualité en niveau de gris. Il dispose également d’un balancier porte livre ayant pour fonction de respecter la reliure et si possible de récupérer certains écrits en marge. L’éclairage spécifique n’émet aucune source de chaleur.
Les images sont livrées au format « TIFF ».

Retraitement des images

Nous disposons d’une palette d’outils informatiques permettant notamment de faire ressortir les écritures aux endroits où les encres sont pâles, redresser une image etc.

Pour optimiser la qualité des images numérisées, différents filtres sont appliqués :

  • Binariser les images pour un rendu final en noir et blanc,
  • Redresser les images et les lignes de texte,
  • Eclairer des zones d’ombres,
  • Faire ressortir les écritures pâles,
  • Atténuer les textes visibles par transparence.

Afin de permettre une impression propre de vos copies d’actes nous appliquons un dernier traitement à savoir le gommage des contours des pages.

L’indexation de vos documents

La présence des registres papiers dans nos locaux est essentielle pour aider nos « Opératrices » dans la lecture des actes. Dans certains cas, si les écrits sont assez lisibles pour être indexés sans les ouvrages, nous vous retournons vos registres une fois la numérisation et le traitement des images terminés.
À l’indexation, nous retranscrivons pour chaque acte les données suivantes : noms, dates, numéros et nature de l’acte (naissance, reconnaissance pré ou post natale, choix de nom, mariage, reprise de vie commune, décès et transcription de décès).
Les post-it ou les mentions sur une page annexe donnent lieu à la création d’un lien avec son acte.

Méthodologie et Contrôle d’indexation

Nos opérateurs indexent les documents selon le cahier des charges de l’éditeur concerné.
L’indexation se fait manuellement sur des logiciels dédiés à cette usage que nous avons développé spécialement pour cette activité.

La double saisie :

Nous procédons à une double saisie des actes par deux opérateurs différents.
Grace à nos logiciels métiers nous recoupons et croisons les données pour éliminer les erreurs possibles de saisies manuelles.

Le double contrôle :

L’avantage d’un prestataire unique expert en numérisation et éditeur de logiciel d’Etat Civil.

Pour les dossiers où nous indexons les actes avec intégration dans ACTE ETAT CIVIL nous testons l’intégration des données dans nos logiciels ADIC.
Avant de livrer nos clients nous vérifions (tous les 10 actes) une deuxième fois que l’intégration et l’indexation soient conformes.

Cette opération nous évite de vous livrer des fichiers avec des anomalies.

En cas de besoin de copie intégrale d’acte, la mairie peut en faire la demande auprès de notre atelier de numérisation soit par fax au 04.66.37.69.79 ou par mail à adic.commercial@sedi-equipement.fr.

La mairie cliente peut mandater à tout moment une personne pour vérifier les travaux.

Cas n° 1 : Installation logiciel Adic avec actes numérisés et indexés

Une fois les travaux terminés, nous vous expédions via La Poste, par recommandé, une enveloppe protégée contenant un CD-Rom « Programme » ainsi que deux CD-Rom « Images ».

Dès réception, nos agents techniques attendent votre appel pour mettre en service nos réalisations.

Avant de procéder à l’installation de votre logiciel, vous devez savoir qu’il ne vous est pas possible d’installer celui-ci sur un système en mode dit TSE ou client Léger.
L’installation de nos produits se fait en local sur les postes utilisateurs. Pour un déport des données (uniquement) sur votre serveur ou tout autre lecteur à votre convenance vous devez, pour une bonne utilisation de votre logiciel, passer obligatoirement par notre service.

Le contrat de maintenance que vous trouverez dans l’enveloppe comprend l’assistance téléphonique ainsi que toutes les mises à jour téléchargeable à volonté sur notre site internet http://www.adic-informatique.fr.

Nos techniciens basés à Uzès vous répondent.

Cas n°2 : Livraison et intégration de la numérisation dans votre logiciel métier Etat Civil

Nous transférons les données numérisés et indexés par nos soins au pôle intégration de votre éditeur de logiciel.
Votre éditeur se charge de contrôler la qualité de l’intégration des données dans votre logiciel d’état civil.
En cas d’erreur nous échangeons avec le service en question pour une intégration optimale.

La confidentialité

L’ensemble des opérateurs affecté à la prestation est tenu au secret professionnel.
Tous les documents confiés par la maire demeurent la propriété exclusive de la mairie. Les registres manipulés par ADIC INFORMATIQUE dans le cadre de nos engagements, ne donnent aucun droit pour une utilisation de quelque nature que ce soit.
Adic Informatique est tenu au secret professionnel et à l'obligation de discrétion pour les informations, dont il aura pris connaissance au cours de la réalisation de la prestation.