Numérisation des registres de l'état civil et numérisation des registres de délibérations

Numérisation des actes d'état civilAujourd'hui, plus de 800 communes nous ont confié la " numérisation " de leur état civil ou/et de leurs délibérations.
Outre les avantages et le confort d'utilisation très importants (voir rubrique "édition de logiciels" page précédente), la numérisation vous assure la sécurisation et la pérennisation des documents.
Vous ne travaillez plus avec les originaux, ce qui réduit considérablement leur dégradation et évite toute tentative de malversation éventuelle. 

Protection des registres confiés

Les registres d'état civil sont acheminés via notre représentant, qui les récupère en commune et les conditionne pour un transport sécurisé. Arrivés dans nos locaux, les registres sont entreposés dans des armoires blindées et ignifugées de norme DIN 4102.

Vos registres sont ainsi protégés contre le feu, la chaleur, le vol, la fumée.

Les travaux sont élaborés par notre service spécialisé en Gestion informatique de documents en papiers anciens et/ou fragiles. Les informations contenues dans vos ouvrages restent confidentielles.

Notre police d'assurance couvre l'intégralité des documents confiés.

La numérisation des documents confiés

Grâce au scanner haut de gamme COPIBOOK, vos registres sont préservés dans leur intégralité. Aucune agression du papier ni de l'encre et une qualité exceptionnelle de reproduction (meilleurs contrastes, évite la perte de qualité dans les coins).
Respect des reliures avec la balance "porte livres".
Des ouvrages ou des documents reliés jusqu'au format A2 et jusqu'à une épaisseur de 20 cm peuvent être ainsi numérisés.

Nous disposons d'une palette d'outils informatiques permettant notamment de faire ressortir les écritures aux endroits où les encres sont pâles, redresser une image, etc. En cas de besoins de copies intégrales d'actes, la mairie peut en faire la demande auprès de notre atelier de numérisation.

Le scanner de livres COPIBOOK, les avantages essentiels :

  • caméra linéaire mobile sans vitre, donc sans contact ni pression sur le document, ce qui le préserve au mieux.
  • éclairage ciblé et mobile, de très faible puissance (1 à 126 lux par balayage) avec correction en temps réel pour optimiser le rendement et la qualité de l'image. Très faible dégagement de chaleur pour la préservation optimum du papier.
  • haute résolution : la camera linéaire a une résolution bien supérieure aux caméras matricielles. L'éclairage étant solidaire à l'objectif, la prise de vue détaillée est très homogène. Il permet les meilleurs contrastes et évite la perte de qualité dans les coins.

Ce scanner " haut de gamme " assure le respect total des documents confiés, sans aucune agression du papier ni de l'encre, et permet la meilleure reproduction.

Vos recherches en un clic

Un module de recherche multicritères adapté à vos documents vous permettra de les retrouver rapidement pour les consulter ou les imprimer. En Etat civil, cet outil vous permettra d'éditer des copies intégrales, des extraits et d'apposer des mentions marginales.

La numérisation et l'indexation de l'état civil

"ACTE" : logiciel de gestion des actes d'état civil permettant l'édition des actes, des tables annuelles et décennales et de tous les documents officiels.

"ACTESCAN" : la numérisation et l'indexation des actes d'état civil permettent les recherches et les éditions avec les mentions marginales, et les éditions d'extraits.

La numérisation et l'indexation des délibérations du conseil municipal

"DELIBSCAN" : Le moteur de recherche multicritères (sujets, mots clés, dates présents/absents …) permet les recherches thématiques (croisées ou non) très sures et les éditions correspondantes très rapides.

L'engagement Sedi 

  • Respect de la " convention ISO " qui impose le contrôle de tous les registres page à page, avec rapport détaillé au client en cas d'anomalies constatées.
  • Tous les travaux sont exécutés par notre personnel, dans nos locaux à Uzès.
  • En cas de besoin d'une copie d'acte, la réponse sera effectuée dans la journée après la requête. (Conservation des registres en armoire ignifugée).